Una nómina complementaria es un documento que se emite para complementar o ajustar la nómina principal de pagos a empleados, generalmente en situaciones en las que se han detectado errores o se requieren ajustes adicionales después de que ya se ha procesado la nómina regular.
Existen varias razones por las cuales se puede emitir una nómina complementaria:
- Cuando una empresa cierra los horarios de trabajo: por ejemplo, el día 18 de un mes, y la nómina de ese mes comprende el período del 1 al 30, la empresa puede optar por pagar a sus empleados por estimado desde el día del cierre (18) hasta el final del mes (30). Esto implica que se calcularán los salarios en base a un promedio o estimación de las horas trabajadas durante esos días, ya que no se podrá registrar la asistencia real debido a que los horarios se han cerrado.
Proceso:
- Cierre de horarios: El 18 de cada mes, la empresa cierra la carga de horarios para facilitar la contabilización y pago de salarios.
- Pago por estimado: Desde el 18 hasta el 30 del mismo mes, la empresa procede a pagar a los empleados basándose en una estimación de las horas trabajadas. Este cálculo puede incluir promedios de horas regular y extra, según lo que se considere adecuado.
- Generación de nómina complementaria: Una vez que se reanuda la actividad y se pueda recopilar la información precisa sobre las horas trabajadas por cada empleado durante el período cerrado, la empresa emite una nómina complementaria al mes siguiente. Esta nómina tiene como objetivo regularizar los pagos realizados en base a estimaciones.
- Ajustes: En esta nómina complementaria se ajustan los salarios tomando en cuenta las horas efectivamente trabajadas durante los días estimados (del 18 al 30). Si el pago estimado fue mayor o menor que el salario calculado con las horas reales, se realiza un ajuste que puede resultar en un pago adicional (si el estimado fue menor) o una deducción (si el estimado fue mayor).
- Concepto de regularización de nómina: Esta nómina complementaria se hace efectiva o es abonada en la nómina del mes siguiente se identifica como «regularización nómina mes anterior», y sus registros son fundamentales para asegurar que todos los empleados reciban el salario correcto y que la contabilidad de la empresa refleje con precisión los gastos correspondientes al personal.
Este proceso asegura que la empresa cumpla con sus obligaciones laborales y que los empleados reciban un pago equitativo por su trabajo, incluso cuando hay cambios en los sistemas de registro de horas trabajadas.
- Errores administrativos: Si se cometió un error al calcular el salario, las deducciones o cualquier otro componente de la nómina anterior.
- Pagos adicionales: Si un empleado tuvo derechos a pagos adicionales como bonificaciones, horas extras, comisiones, entre otros, y estos no fueron reflejados en la nómina principal.
- Ajustes por conceptos variables: Cambios en deducciones como retenciones fiscales, aportes a seguridad social o accidentes.
- Incorporación de nuevos empleados: Si se necesita incluir a un empleado que no fue contemplado en la nómina regular.
- Liquidaciones: En algunos casos, puede usarse para gestionar el pago final de un empleado que ha dejado la empresa.
Es importante que la nómina complementaria sea clara y detallada, para que los empleados puedan entender los ajustes realizados y garantizar la transparencia en la gestión de pagos. Además, debe seguir las regulaciones locales en cuanto a su emisión y comunicación.